Signer un PDF en ligne : la bonne méthode, côté signataire et côté entreprise
Signer un PDF en ligne prend quelques secondes. Le faire de façon à pouvoir le prouver demande un peu plus de méthode. Voici comment procéder, que vous receviez un document à signer ou que vous deviez en faire signer un.
Vous devez signer un PDF reçu
Si l’entreprise utilise un service de signature électronique, vous n’avez rien à installer :
- ouvrez le lien reçu par e-mail ;
- lisez le document en entier ;
- cochez la case de consentement ;
- saisissez le code reçu par SMS ;
- téléchargez votre exemplaire signé.
Vérifiez que l’adresse de l’expéditeur et le nom de l’entreprise correspondent bien à votre interlocuteur, et ne communiquez jamais votre code à quelqu’un d’autre : il vaut signature.
Vous devez faire signer un PDF
- Finalisez le document avant l’envoi : une fois signé et scellé, il ne doit plus être modifié.
- Ajoutez chaque signataire avec son e-mail et son mobile, pour l’envoi du code à usage unique.
- Placez la zone de signature à l’endroit attendu.
- Envoyez : chaque signataire reçoit son propre lien.
- Conservez le dossier de preuve : PDF signé et scellé, horodatage et journal d’audit.
Pour un devis, suivez notre guide faire signer un devis en ligne.
Les pièges à éviter
- Renvoyer un PDF modifiable signé avec une image : rien ne prouve qui l’a signé ni qu’il n’a pas été modifié.
- Faire signer une version provisoire : la signature porte sur le document exact qui a été envoyé.
- Perdre la preuve : sans journal d’audit ni horodatage, une contestation devient difficile à contrer.
Comment vérifier un PDF signé
Un PDF scellé au format PAdES s’ouvre dans les lecteurs PDF courants, comme Adobe Acrobat Reader, qui affichent le panneau des signatures et signalent toute modification faite après le scellement. Le dossier de preuve complète ce contrôle avec l’historique de chaque étape.
Avec Signoui, chaque PDF signé est scellé et horodaté, et son dossier de preuve est archivé 10 ans. Découvrez toutes les fonctionnalités.
